2013. február 19., kedd

Tények a funkciókról 1. rész



Sok szó esik arról mostanában, hogy érdemes-e egy vállalkozásnak ingyenes számlázó program típussal próbálkoznia, hiszen nagyon sok hátulütője lehet egy esetleges rossz választásnak.

Azonban éppen ez a probléma merül fel sokszor, hogy egy vállalkozó nem igazán tudja, hogy milyen szempontokat vegyen figyelembe egy számlázó program kiválasztásakor, így nem csoda, ha gyakori eset a rossz választás, ami mindig bosszúsággal, valamint plusz energia befektetéssel jár.

Egy ingyenes számlázó program még azt a veszélyt is magában rejti, hogy az ingyenes letöltési lehetőség csupán marketing eszköze a fejlesztő cégnek, mert valójában a letöltött szoftver csak demó változat, ami időkorláttal vagy mennyiségi korláttal jár.

Amennyiben valaki valóban talált egy ingyenes számlázó program típust, ami valóban jónak és használhatónak tűnik, érdemes alaposan utána érdeklődni, hogy az adott szoftvernek van-e éves frissítési díja, mert ez sem ritka, és ilyen esetben szintén nem beszélhetünk ingyenes lehetőségről, csupán a számlázó program ingyenes első éves használatról.

Azt azért érdemes tudni, hogy egy új számlázó program használata bármikor lehetséges, nem szükséges megvárni vele az új évkezdést vagy az új tárgyévet. Sokan azért halogatják az újabb szoftver kiválasztását, mert megvan az a tévhitük, hogy ezt nem lehet akármikor megtenni, holott ezt semmilyen törvény vagy rendelet nem akadályozza.

Annak érdekében, hogy Önnek ne kelljen véletlenszerűen kísérletezni, összeírtunk néhány tényezőt, mellyel egy számlázó program típusnak rendelkeznie kell ahhoz, hogy könnyedén használható legyen.

Elsősorban fontos, hogy a számlázó program keretein belül ne legyen korlátozva a számlák mennyiségének kiállítása, valamint ne legyen időszakos korlátozás, így nem történhet meg, hogy egy adott pillanatban, amikor egy számlát kell kiállítani, az nem lehetséges.

Az is nagyon fontos, hogy a számlázó program révén gyorsan, egyszerűen és könnyen lehessen számlát kiállítani, hiszen minél kisebb kapacitást vesz igénybe a művelet, annál több energia és idő marad a vállalkozás fejlesztésére, a termékek és szolgáltatások korszerűsítésére.

Fontos, hogy egy számlázó program alkalmas legyen arra, hogy akár bruttó, akár nettó összeget ad meg valaki, a másik összeget magától kiszámolja, így nincs időveszteség, amit esetleg számolgatásokkal kellene tölteni.

Fontos, hogy több cég kezelésére is alkalmas legyen a kiválasztott számlázó program, hiszen nagyon gyakran előfordul, hogy erre szükség van.

A partnerek és szolgáltatások eltárolásának lehetősége roppant fontos egy számlázó program tekintetében, mivel ennek hiányában szintén roppant nagy időveszteség könyvelhető el.

A klónozás vagy számlaismétlés ma már mindennapos dolog, nagyon sokszor van rá szükség, ezért egy számlázó program funkciói között ennek szerepelnie kell, mert bármikor előfordulhat, hogy egy számlát egy korábbi számla alapján kell elkészíteni. Amennyiben a klónozás lehetséges a számlázó program révén, az nagy segítség lehet az adott pillanatban.

Egy vállalkozás életében szinte napi rendszerességgel előfordul, hogy sztornózni kell, így egyáltalán nem mindegy, hogy egy adott számlázó program funkciói között ez milyen módon van megoldva. Érdemes megtekinteni, hogy a számlázó program segítségével mennyire egyszerű a sztornó számla elkészítése.

Az is nagyon fontos számlázó program esetében, talán az egyik elsődleges kérdés, hogy megfelel-e az adott számlázó program a jelenleg hatályban lévő törvényi előírásoknak. Egy számlázó program dokumentációja magában kell, hogy foglalja azt a nyilatkozatot, mely a hatályos rendeletben elő van írva.

Mivel ezen kívül még van egy sor tényező, mellyel rendelkeznie kell egy számlázó program típusnak ahhoz, hogy jól használható legyen, ezért a következő írásban folytatjuk a tények sorát. A második rész itt található >>

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése